Datenschutzerklärung für Geschäftspartner und deren Ansprechpartner

1. Wer ist verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und an wen können Sie sich wenden?

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

KHS GmbH
Juchostraße 20
44143 Dortmund

Telefon: +49 231 569-0
Telefax: +49 231 569-1541

Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter der o.g. Adresse und Telefonnummer sowie per E-Mail unter: privacy[at]khs.com

2. Welche Daten nutzen wir und wie erheben wir diese?

Im Rahmen der Anbahnung und Durchführung der Geschäftsbeziehung verarbeiten wir insbesondere folgende Datenkategorien unserer Geschäftspartner bzw. deren Ansprechpartner, die wir direkt von diesen, von Tochtergesellschaften der KHS GmbH, von Handelsvertretern oder von sonstigen Dritten in zulässiger Weise erhalten haben (z. B. zur Erfüllung von Verträgen oder aufgrund einer erteilten Einwilligung). Zum anderen verarbeiten wird Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Handelsregister, Presse, Internet) zulässigerweise gewonnen haben:

a. Interessenten und sonstige Geschäftspartner:

• Personen-/Kontaktdaten (z. B. Vorname, Nachname, ggf. Gesellschaft, Adresse, (Mobil-)Telefonnummer, Telefax, E-Mail)
• Kommunikationsdaten im Zusammenhang mit Korrespondenz (E-Mails, Briefverkehr)

b. Kunden

• Personen-/Kontaktdaten (z. B. Vorname, Nachname, Gesellschaft, (Mobil-)Telefonnummer, Telefax, E-Mail)
• Vertrags- und Abrechnungsdaten (z. B. Bankverbindung, bestellte Waren, Rechnungsdaten)
• Kommunikationsdaten im Zusammenhang mit Korrespondenz (E-Mails, Briefverkehr)
• Legitimationsdaten (z. B. Ausweispapiere), Authentifikationsdaten (z. B. Unterschriftenprobe), Bonitätsauskünfte

c. Lieferanten und Dienstleister

• Personen-/Kontaktdaten (z. B. Vorname, Nachname, Gesellschaft, (Mobil-)Telefonnummer, Telefax, E-Mail)
• Vertrags- und Abrechnungsdaten (z. B. Bankverbindung, bestellte Waren, Rechnungsdaten)
• Kommunikationsdaten im Zusammenhang mit Korrespondenz (E-Mails, Briefverkehr)
• Legitimationsdaten (z. B. Ausweispapiere), Authentifikationsdaten (z. B. Unterschriftenprobe),

d. Geschäftsführer und sonstige Ansprechpartner der Tochter- und Beteiligungsgesellschaften der KHS GmbH

• Personen-/Kontaktdaten (z. B. Vorname, Nachname, Gesellschaft, geschäftliche Adresse, (Mobil-)Telefonnummer, Telefax, E-Mail)
• Kommunikationsdaten im Zusammenhang mit Korrespondenz (E-Mails, Briefverkehr)
• Teilnahmedaten an internen Veranstaltungen
• bei Mandatsträgern und Organmitgliedern: Informationen zum Mandat, Handelsregistereintrag, Geburtsdatum, private Adresse

3. Für welche Zwecke und aufgrund welcher Rechtsgrundlage werden Ihre Daten verarbeitet?

Gegenstand der KHS GmbH ist die Herstellung und der internationale Vertrieb von Abfüll- und Verpackungsanlagen für die Getränke-, Food- und Non-Food-Industrie. Die Datenverarbeitung erfolgt zur Ausübung dieser Zwecke und unter Beachtung der Bestimmungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze (z.B. HGB, AO etc.).

a. Zur Durchführung Erfüllung eines Vertrages oder für vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1b) DSGVO)

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten zur Erfüllung von Verträgen mit unseren Kunden, Lieferanten und Dienstleistern. Damit umfasst ist auch die Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen, auf Anfrage des jeweiligen Geschäftspartners.

b. Im Rahmen einer Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO)

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Beispiele:

• Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
• für interne Verwaltungszwecke innerhalb der Unternehmensgruppe
• Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebes
• Verhinderung von Straftaten
• Objektschutz, Diebstahlssicherung (Video)
• Zugangskontrolle
• Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse und zu direkter Kundenansprache
• Werbung oder Markt- und Meinungsforschung, soweit Sie der Nutzung Ihrer Daten nicht widersprochen haben
• Durchführung von Veranstaltungen im Unternehmensverbund

c. Aufgrund einer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO)

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke gegeben haben sollten (z. B. Newsletter) ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018 uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sei, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

d. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO)

Zudem unterliegen wir diversen rechtlichen Verpflichtungen, d. h. gesetzlichen Anforderungen, z. B. steuerrechtlichen Vorschriften. Sofern Ihre Daten diesen Verpflichtungen unterfallen, werden diese bis zum Ende der jeweiligen Verpflichtung gespeichert.

4. Wer bekommt Ihre Daten?

Innerhalb unserer Unternehmensgruppe (KHS GmbH einschließlich der Tochtergesellschaften) erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. der o.g. Zwecke benötigen. Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesem Zweck Daten erhalten.

Eine Datenweitergabe außerhalb der Unternehmensgruppe erfolgt nur, wenn gesetzliche Bestimmungen dies erfordern oder Sie eingewilligt haben.

Sämtliche Empfänger sind ihrerseits zur Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet.

Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten sein:

• Öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Finanzbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung
• Auftragsverarbeiter, an die wir zur Durchführung der Geschäftsbeziehung mit Ihnen personenbezogene Daten übermitteln (z. B Unterstützung/Wartung von IT-Anlagen, Datenvernichtung, Zahlungsverkehr, Buchhaltung)
• diejenigen Stellen für die Sie uns ggf. Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben Eine Drittlandübermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (sog. Drittstaaten) findet nur statt, soweit dies zur Vertragsdurchführung erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben ist, Sie uns eine Einwilligung erteilt haben oder im Rahmen einer Auftragsverarbeitung. Werden Dienstleister im Drittland eingesetzt, wird ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet.

5. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten solange es zur Erfüllung der unter Ziffer 3 genannten Zwecke erforderlich ist. Dabei ist zu beachten, dass viele unserer Geschäftsbeziehungen langfristig ausgerichtet sind. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, sind diese regelmäßig zu löschen, es sei denn, deren befristete Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken erforderlich:

• Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen, z. B. nach Handelsgesetzbuch oder Abgabenordnung. Die dort genannten Fristen betragen 2 bis 10 Jahre
• Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der Verjährungsvorschriften (z. B. §§ 195ff. BGB).

6. Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Art. 21 DSGVO, sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO i. V. m. § 19 BDSG).

Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf

Telefon: +49 211 38424-0
Telefax: +49 211 38424-10
E-Mail: poststelle[at]ldi.nrw.de

Wir bitten Sie jedoch, sich im Falle einer Beschwerde erst an unseren Datenschutzbeauftragten unter privacy[at]khs.com zu wenden. Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns gegenüber widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018 uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sei, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

7. Gibt es Ihrerseits eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind.

8. Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

a. Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO (Datenverarbeitung auf Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sie denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Recht und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dienst der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

b. Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung von Daten zu Werbezwecken

In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Direktwerbung zu betreiben. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten. Der Widerspruch kann formfrei per E-Mail an privacy[at]khs.com erfolgen.